Sommaire de la gouvernance des renseignements personnels

BEEM Technologies Inc. (« BEEM ») est une entreprise montréalaise qui offre la Plateforme de données BEEM aux entreprises. La présente page résume les règles et les pratiques qui encadrent la gouvernance des renseignements personnels chez BEEM, comme l'exige la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (la « Loi 25 »). BEEM respecte également la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) lorsqu'elle s'applique. Pour plus de détails, consultez notre Politique de confidentialité du site Web et notre Politique de confidentialité de la Plateforme de données.

Qui est responsable

Notre président-directeur général, Alexandre Lataille, est le responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre à l'adresse privacy@beemdata.com ou par la poste :

BEEM Technologies Inc., à l'attention du responsable de la protection des renseignements personnels
539, rue Bonsecours, Montréal (Québec) H2Y 3C6

Rôles et responsabilités

• Responsable de la protection des renseignements personnels (PDG) : veille au respect des lois sur la protection des renseignements personnels, approuve les politiques et les avis de confidentialité, traite les demandes et les plaintes, se prononce sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et dirige la réponse aux incidents de confidentialité.
• Chef des technologies (CTO) : met en place et maintient les mesures de sécurité techniques qui protègent les renseignements personnels (contrôle des accès, chiffrement, suppression sécuritaire).
• Membres du personnel et consultants : n'utilisent les renseignements personnels que dans la mesure où leurs fonctions l'exigent, respectent les politiques de BEEM et signalent sans délai toute demande, plainte ou incident au responsable de la protection des renseignements personnels.

Ce que nous recueillons et pourquoi

Lorsque BEEM décide de l'utilisation des renseignements personnels, il s'agit principalement :

• des personnes-ressources de nos clients et de nos clients potentiels : nom, titre, coordonnées d'affaires et échanges avec nous, afin de vendre nos services, d'en assurer le soutien et de les facturer;
• des utilisateurs de la plateforme : renseignements de compte et journaux d'utilisation, afin d'offrir un accès sécuritaire à la plateforme, d'en assurer le soutien et de l'améliorer;
• des membres du personnel et des candidats : les renseignements nécessaires pour embaucher, rémunérer et gérer notre équipe.

Nous ne recueillons que ce qui est nécessaire à ces fins et, autant que possible, directement auprès de la personne concernée.

Lorsque nos clients versent des données dans la Plateforme de données BEEM, c'est le client qui détermine quels renseignements personnels elles contiennent et comment ils sont utilisés. BEEM agit alors comme fournisseur de services : elle traite ces données uniquement pour fournir le service et selon les instructions du client. Toute question sur ces données doit être adressée au client concerné; nous l'aiderons au besoin.

Durée de conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou aussi longtemps que la loi l'exige (par exemple pour les documents financiers et les registres de paie). Lorsqu'ils ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés. À la fin d'un contrat, le client dispose de 30 jours pour demander le transfert ou une copie de ses données; à défaut, BEEM supprime les données du client en fermant son environnement infonuagique dédié.

Vos droits

Vous pouvez nous demander :

• d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de savoir comment ils sont utilisés et à qui ils ont été communiqués;
• de faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou périmés;
• de recevoir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité);
• de retirer votre consentement à une utilisation de vos renseignements (vous pouvez aussi vous désabonner de nos courriels de marketing en tout temps);
• de cesser la diffusion de vos renseignements ou de désindexer un hyperlien qui y donne accès, lorsque la loi le permet.

Faites parvenir votre demande à privacy@beemdata.com. Nous vérifions votre identité avant d'y donner suite et nous vous répondons par écrit dans les 30 jours. En cas de refus, nous vous en donnons les motifs et vous indiquons vos recours.

Plaintes

Adressez toute plainte à privacy@beemdata.com ou par la poste au responsable de la protection des renseignements personnels. Nous examinons chaque plainte et y répondons par écrit dans les 30 jours, en précisant le résultat et les mesures prises. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou, lorsque la LPRPDE s'applique, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca).

Incidents de confidentialité

Les membres du personnel doivent signaler immédiatement tout incident soupçonné. BEEM agit rapidement pour diminuer les risques de préjudice et éviter que l'incident se reproduise. Le responsable de la protection des renseignements personnels évalue si l'incident présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées; le cas échéant, BEEM avise la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées (ainsi que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada lorsque la LPRPDE s'applique). Les clients touchés sont avisés sans délai indu. Chaque incident est consigné dans un registre, même lorsqu'il ne présente pas de risque sérieux.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

BEEM évalue les risques pour la vie privée avant de lancer un projet, un système ou une fonctionnalité qui touche des renseignements personnels, d'utiliser des renseignements à une nouvelle fin ou de retenir un nouveau fournisseur de services qui traite des renseignements personnels. Avant qu'un renseignement personnel soit communiqué à l'extérieur du Québec, y compris à un fournisseur de services, BEEM vérifie qu'il bénéficiera d'une protection adéquate, en tenant compte de sa sensibilité, de la fin visée, des mesures de protection en place et du régime juridique applicable dans l'État de destination, et conclut une entente écrite. Le responsable de la protection des renseignements personnels approuve chaque évaluation avant que les travaux ne commencent.

Formation et sensibilisation

Tous les membres du personnel reçoivent une formation sur la protection des renseignements personnels et la sécurité à leur arrivée chez BEEM, puis chaque année, et doivent accepter les politiques de BEEM.

Mises à jour

Le présent sommaire est révisé chaque année par le responsable de la protection des renseignements personnels et mis à jour lorsque nos pratiques changent. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page.